Adjoint∙e administratif∙ve, bureau de projets
Retour aux annoncesN° du poste : J1125-0213
Titre du poste : Adjoint∙e administratif∙ve, bureau de projets
Type de poste : Temporaire, temps plein
Ville : Laval, QC
Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres du bureau de projet pour un projet majeur de construction.
• Assurer le support administratif et la mise à jour des diverses correspondances, tableaux, rapports, mémoires, projets, formules et autres documents correspondant à la gestion d'un projet de construction ;
• Émettre et faire l’envoi des lettres d’adjudications ;
• Préparer les représentations animées et graphiques en fonction des besoins et objectifs établis ;
• Effectuer la mise en forme de documents sous forme de textes, de tableaux, de graphiques ;
• Coordonner et effectuer le réapprovisionnement des articles de bureaux pour le bon fonctionnement du département ;
• Préparer les sommaires décisionnels requis par les affaires juridiques et approvisionnements lors d’appel d’offres du chantier ;
• Coordonner et faire le suivi des demandes de modification post-contractuel (DMPC) et ordres de changement (ODC) jusqu’à l’approbation finale ;
• Assurer la préparation et le suivi des DBS et des paiements de factures ;
• Collaborer avec le technicien en gestion documentaire pour le classement des documents et courriels du projet ;
• Mettre à jour l’organigramme du chantier et les rendre disponibles ;
• Composer et rédiger diverses correspondances ou tout autre document pertinent à partir de directives verbales ;
• Assurer le suivi et préparer la documentation requise à la tenue de réunion (ordre du jour, compte rendu, liste des présences) ;
• Organiser et convoquer les différentes réunions de l’équipe de projet ;
• Effectuer la saisie de diverses données requises par le Bureau de projet ;
• Traiter toute la correspondance administrative relative ;
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, ainsi que les messages ;
• Recevoir, ouvrir, trier et acheminer le courrier du Bureau de projet ;
• Ouvrir et préparer les dossiers et effectuer régulièrement la numérisation et le classement des documents selon la politique de gestion documentaire en vigueur en collaboration avec le technicien en gestion documentaire ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande des membres de l’équipe de projet ;
• Agir en tant qu'ambassadeur de la culture SST en adoptant des habitudes de travail sécuritaire et en veillant à l'application des règles et des normes SST.
• DEP en secrétariat ou équivalent, un atout ;
• Deux (2) ans d’expérience à titre d’adjointe administrative et cinq (5) ans d’expérience pour des projets de construction ;
• Dactylographie (45 mots nets/minute) ;
• Habilités à travailler avec les documents et acronymes associés au domaine de la construction (QRT, DDC, ODC, plans et devis) ;
• Carte ASP en construction, un atout ;
• Excellente grammaire française et de la rédaction de texte ;
• Connaissance des logiciels Suite Office (Word, Excel intermédiaire, PowerPoint, Outlook, Visio) ;
• Aptitudes pour le travail en équipe de projet en structure matricielle ;
• Capacité de faire de la saisie de données ;
• Esprit d'initiative et d’autonomie ;
• Grand souci de la confidentialité.
Salaire : 35.08$ / hrs à 38.58$ / hrs*
*Le salaire sera déterminé selon l’expérience reconnue et en vertu des conditions de travail applicable selon la convention collective respective.
• Profitez de la meilleure balance travail/famille avec des congés mobiles et monnayables ;
• Voyagez sans limites avec un titre de transport en commun ;
• Bénéficiez d'avantages sociaux dont un régime de retraite, des assurances collectives, un programme d’aide dédié aux employés et à leur famille et des rabais corporatifs ;
• Stationnement gratuit réservé aux employé·es avec bornes de recharge électriques ($) ;
• Explorez des possibilités de formation et de perfectionnement excitantes.
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